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1. Industry sponsored research projects
2. Beispiel fuer eine Kostenrechnung

Topics

1. Vertragserstellung und -prüfung sowie Vertragsvorlagen
2. Kostenberechnungen und Mehrwertsteuer
3. Unterschriftenregelung und Genehmigung des VPFW
4. Meldepflicht
5. Fondseröffnungen
6. Rechnungsstellung und Abwicklung des Projektes

1. Vertragserstellung und -prüfung sowie Vertragsvorlagen

ETH transfer erstellt oder prüft gerne einen Vertragsentwurf für Ihr Forschungsprojekt. Bitte wenden Sie sich an die zuständigen Mitarbeiter von ETH transfer und schildern Sie genau den Fall, wofür der Vertrag benötigt wird.

Schriftlichkeit: Gemäss Art. 108 des Finanzreglements der ETH Zürich müssen alle Vertragsverhältnisse mit Gesamtvolumen ab CHF 10‘000, sowie Verträge, die Haftungsfolgen für die ETH Zürich haben können oder Geistiges Eigentum zum Gegenstand haben, schriftlich geregelt werden. Oft ist es auch bei Vereinbarungen unter CHF 10‘000 empfehlenswert, sich schriftlich zu einigen.

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2. Kostenberechnung und Mehrwertsteuer

Die totalen Kosten für drittmittelfinanzierte Forschungsprojekte setzen sich zusammen aus den direkten und den indirekten Kosten.

Zu den direkten Kosten können zählen:

• die Bruttolohnkosten der Projektbeteiligten (für Dienstleistungen sind Unterschiede zu beachten)
• Verbrauchsmaterialien
• anteilig die Nutzung von speziellen Geräten (Elektronenmikroskopie, FIRST Lab, etc.)
• sonstige Auslagen (z.B. Reisekosten, etc.)
  

Die indirekten Kosten werden verursacht durch die generelle Nutzung der Infrastruktur der ETH Zürich. Die ETH Zürich verlangt bei drittmittelfinanzierten Projekten (mit Unternehmen, anderen Instituten) daher gewisse Overhead-Zahlungen. Diese bemessen sich einerseits als Infrastrukturbeitrag (etwa für Nutzung von Räumlichkeiten, Geräten, Bibliothek und Verwaltung) sowie, wo angemessen, einer zusätzlichen Gebühr bei Projekten, in denen sich der Partner vorgängig Rechte an Geistigem Eigentum sichern möchte (sog. 'IP-Aufschlag'). Bei Dienstleistungsverträgen sind die indirekten Kosten generell mit einem Aufschlag von 10% (Infrastrukturbeitrag) auf die direkten Kosten zu berücksichtigen. Falls sich der Vertragspartner durch den Vertrag die exklusiven Verwertungsrechte an Geistigem Eigentum aus dem Projekt, oder an Teilen davon abtreten lässt, ist zusätzlich zum Infrastrukturbeitrag ein Aufschlag von 35% (IP-Aufschlag), insgesamt also 45%, auf die direkten Kosten zu berücksichtigen.

In einem Beispiel für eine Kostenberechnung wird die Budgetierung illustriert.

Öffentliche Forschungseinrichtungen wie SNF, KTI, NIH oder EU-Förderstellen haben eigene standardisierte Regularien für Löhne und Overheads, welche zu berücksichtigen sind.

Verträge mit öffentlichen Einrichtungen verfügen über keine einheitliche Overhead-Rate, bitte kontaktieren Sie ETH transfer für weiterführende Informationen in Einzelfällen.

Mehrwertsteuer (Mwst): Finanzielle Beiträge im Zusammenhang mit Forschungsverträgen unterliegen unter gewissen Umständen der Schweizerischen Mehrwertsteuer. Bei Fragen finden Sie Antworten in der Wegleitung Mehrwertsteuer ETH Zürich (zu finden unter www.rechtssammlung.ethz.ch, Stichwort „Mehrwertsteuer“ eingeben), sowie in der Branchen-Info 25 „Forschung und Entwicklung“ der Eidgenössischen Steuerverwaltung (zu finden unter www.estv.admin.ch) oder wenden sich bitte an mehrwertsteuer@fc.ethz.ch.

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3. Unterschriftenregelung und Genehmigung des VPFW

Berechtigt im Namen der ETH Zürich Forschungsverträge zu unterzeichnen sind gewählte Professorinnen und Professoren (aber nicht Titularprofessoren) der ETH Zürich, oder von ihnen schriftlich dazu ermächtigte andere Angehörige der ETH Zürich. Forschungsverträge mit einem Einnahmen-Gesamtvolumen von unter CHF 50'000 können von gewählten Professoren im Namen der ETH Zürich in Einzelunterschrift unterzeichnet werden. Forschungsverträge ab CHF 50'000 müssen vom VPFW genehmigt werden. Bitte senden Sie solche Verträge, inklusive alle Anhänge, wie beispielsweise Projektbeschreibung, Beitragsgesuch, Budget, etc., möglichst früh an die für Ihren Bereich zuständige Person von ETH transfer, zur Prüfung und Unterschrift durch den VPFW. Lizenzverträge und KTI-Zusatzverträge brauchen die Genehmigung des VPFW, unabhängig vom Vertragsvolumen. Bitte beachten Sie bei Verträgen, die mit Ausgaben verbunden sind, auch die Bestimmungen von Art. 69 des Finanzreglements der ETH Zürich.

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4. Meldepflicht

Bitte melden Sie uns nach erfolgter Unterschrift in jedem Fall auch Verträge unter CHF 50'000 elektronisch oder als Papierkopien an ETH transfer.

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5. Fondseröffnungen

Es ist empfehlenswert, und für viele Projekte vorgeschrieben, dass ein Drittmittelprojekt über einen separaten Fonds abgerechnet wird. Fonds für Projekte mit einem Gesamtvolumen kleiner als CHF 50'000 können direkt bei der Sektion Fondsbewirtschaftung, Abteilung Rechnungswesen beantragt werden durch Zusendung einer Kopie des unterschriebenen Vertrages und eines ausgefüllten und unterschriebenen Fondseröffnungsformulars. Fonds für Forschungsprojekte mit einem Gesamtvolumen von CHF 50'000 oder mehr werden von ETH transfer vergeben, nachdem der entsprechende Vertrag vom VPFW genehmigt worden ist. Bitte senden Sie dazu den Vertrag, inklusive alle Anhänge, wie beispielsweise Projektbeschreibung, Beitragsgesuch, Budget, etc., zur Prüfung und Einholung der Unterschrift des VPFW an die zuständige Person von ETH transfer.

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6. Rechnungsstellung und Abwicklung des Projektes

Die unterzeichnende ETH-Einheit – in der Regel die Professur – ist verantwortlich für die Durchführung des vereinbarten Forschungsprojektes, sowie für alle administrativen Aspekte, wie beispielsweise die Rechnungsstellung.

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